Pracownik/czka ds. administracyjno– finansowych
W Fundacji BIS wspieramy ludzi, którzy działają społecznie. Uczymy, jak zmieniać marzenia w działania. Ważne jest dla nas poczucie sensu tego, co robimy i wzajemny szacunek.
Celem pracy osoby, na proponowanym stanowisku jest prowadzenie sprawnej obsługi administracyjno-finansowej biura Fundacji, a także wsparcie Zarządu, zespołu księgowego i koordynacyjnego oraz pozostałych pracowników w realizacji zadań administracyjno-finansowych.
Twój wymiar czasu pracy to równowartość 75% etatu, z możliwością podwyższenia w przyszłości. Będziesz mieć możliwość elastycznego ustalenia harmonogramu godzin pracy. Będziesz wykonywać pracę w biurze Fundacji BIS w Krakowie, okazjonalnie jest możliwość pracy zdalnej.
Zakres Twoich obowiązków to:
- Prowadzenie sekretariatu Fundacji
- Udzielanie informacji potencjalnym odbiorcom, klientom, kontrahentom, instytucjom
- Prowadzenie spraw lokalu BIS i dbanie o jego standard
- Dokonywanie zamówień materiałów biurowych, spożywczych i czystościowych oraz drobnego wyposażenia
- Obsługa obiegu dokumentów finansowych (m.in. wprowadzanie dokumentów do programu księgowego)
- Współpraca z księgowością w zakresie spraw i dokumentacji finansowej Fundacji
- Współpraca z kadrami w zakresie dokumentacji pracowniczej oraz obsługi spraw pracowniczych
- Obsługa bankowości elektronicznej Fundacji oraz prowadzenie kasy
- Współpraca z koordynatorkami administracyjno – finansowymi projektów w zakresie prowadzenia dokumentacji merytorycznej i finansowej
- Udział w obsłudze kontroli i audytów (m.in. opracowywanie dokumentów)
- Udział w sprawozdawczości Fundacji oraz projektów
- Prowadzenie dokumentacji działań Zarządu i Rady Fundacji oraz wsparcie organizacyjne prac Zarządu
- Nadzór nad archiwum Fundacji
- Współpraca z innymi pracownikami Fundacji
- Realizacja zadań na rzecz Fundacji uzgodnionych z przełożonymi
Doświadczenie, wykształcenie oraz umiejętności, które będą Ci potrzebne w tej pracy:
- Wykształcenie średnie lub wyższe
- Doświadczenie prowadzeniu dokumentacji administracyjno-finansowej
- Umiejętność planowania i organizacja pracy
- Korzystanie z narzędzi IT
- Szybkie uczenie się nowych narzędzi
- Nastawienie na współpracę i wspieranie przepływu informacji w zespole
- Analizowanie i rozwiązywanie problemów
- Wysokie kompetencje komunikacyjne
- Nastawienie na realizację celów
Mile widziane:
- Obsługa programów księgowych
- Znajomość MS 365
- Znajomość j. angielskiego na poziomie komunikatywnym
O co będziemy pytać podczas rozmowy rekrutacyjnej?
Chcemy uczciwie porozmawiać o Twojej motywacji do pracy, potrzebach, tym co Cię napędza w życiu do działania i dlaczego chcesz z nami pracować.
Jesteśmy fundacją, intensywnie działającą ponad 15 lat. Będziemy Cię pytać, co wiesz o naszych działaniach i czy są Ci bliskie.
Na co dzień pracujemy w ponad 20 – osobowym zespole, w którym każdy ma swój zakres obowiązków, ale ściśle ze sobą współpracujemy. Na pewno zainteresuje nas, w jaki sposób radzisz sobie z zadaniami indywidualnymi, ale też, jak Ci się pracuje w zespole.
Będziemy pytać o Twój sposób funkcjonowania w pracy – jak sobie organizujesz obowiązki, czego potrzebujesz, co sprawia Ci trudność.
Zapytamy o Twoje doświadczenia, które pomogą Ci w realizacji zadań w naszej fundacji.
Jaką proponujemy formę zatrudnienia i wynagrodzenie?
Proponujemy umowę o pracę 75%, w tym współpraca z Biurem Edukacji i Finansów, z możliwością powiększenia wraz z rozwojem skali projektów Fundacji i Biura. Proponujemy umowę na okres próbny, a potem umowa na czas określony 3 miesiące, z możliwością przedłużenia. Przedział wynagrodzenia na 75% etatu na tym stanowisku wynosi w Fundacji BIS od 4125 do 4725,00 zł brutto (ostateczna wysokość Twojego wynagrodzenia zależna będzie od Twojego doświadczenia i kompetencji).
Będziesz mieć możliwość elastycznego ustalenia harmonogramu godzin pracy. Będziesz wykonywać pracę w biurze Fundacji BIS w Krakowie, a okazjonalnie będziesz mieć możliwość pracy zdalnej.
Zależy nam na współpracy długookresowej – konsekwentnie budujemy stabilny i zgrany zespół. Dlatego po okresie wstępnym usiądziemy do rozmowy na temat roli, jaką widzisz dla siebie w fundacji oraz wysokości wynagrodzenia. W tym zakresie sporo też będzie zależało od Ciebie i Twoich oczekiwań.
W jaki sposób będzie wyglądał proces rekrutacji?
I etap:
Przygotuj swoje CV i list motywacyjny – przekonaj nas do tego, że chcesz z nami pracować i właśnie na takim stanowisku siebie widzisz. Będziemy czytać z uwagą i zapewniamy, że odpowiemy na każde zgłoszenie. Nie zapomnij umieścić klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych (znajdziesz ją na samym końcu tego ogłoszenia).
CV i list motywacyjny zapisz jako pliki PDF i dołącz w formie załączników do wiadomości. Prosimy, aby załączniki nie przekraczały w sumie 2 MB.
Swoje zgłoszenie prześlij mailem na adres rekrutacja@bis-krakow.pl
Zatytułuj wiadomość: Pracownik/czka ds. administracyjno – finansowych
II etap:
Dokładnie zapoznamy się z Twoim CV i listem motywacyjnym. Jeśli znajdziemy w nich kompetencje, których szukamy, zadzwonimy do Ciebie i zadamy Ci kilka wstępnych pytań.
III etap:
Jeśli w trakcie rozmowy rozmowie telefonicznej utwierdzimy się w przekonaniu, że możesz być właśnie tą osobą, której szukamy, zaprosimy Cię na kolejną, bardziej szczegółową rozmowę z udziałem zarządu fundacji. Spotkamy się stacjonarnie lub online.
Planowane terminy rekrutacji:
- do 17.07.2024r. – I etap (nadsyłanie zgłoszeń)
- 18-19.07.2024r. – II etap (rozmowa telefoniczna)
- 22- 26.07.2024r. – III etap (rozmowa osobista/online)
- 01.08.2024r. – planowane rozpoczęcie pracy
W treści CV umieść następujące oświadczenie:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Biuro Inicjatyw Społecznych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) .
W przypadku zainteresowania kolejnymi procesami rekrutacyjnymi prosimy zamieścić również następujące oświadczenie: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Biuro Inicjatyw Społecznych również na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Klauzula informacyjna RODO:
Administratorem Danych Osobowych jest Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych z siedzibą w Krakowie (30-503) przy ul. Krasickiego 18 (KRS 0000301501, NIP 9452102152, REGON 120665488), a moje dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U.2018.1000 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 przez WE oraz dostosowanymi do nich procedurami obowiązującymi Fundacji.
Osobie uczestniczącej w procesie rekrutacji przysługuje prawie dostępu do treści podanych danych, możliwości ich poprawiania, aktualizowania, jak również prawie wniesienia sprzeciwu do organu nadzoru. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie, co skutkować będzie usunięciem danych osobowych ze zbiorów Administratora.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych jest w pełni dobrowolne, jednakże konieczne dla realizacji procesu rekrutacji.
Oświadczenia związane z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych, modyfikacje oraz żądanie usunięcia należy kierować na adres poczty elektronicznej Fundacji: biuro@bis-krakow.pl.
