Organizacja parasolowa – pomocna dłoń dla Twojej NGO

Organizacje parasolowe – jak sama nazwa sugeruje – działają jak parasol, chroniąc i wspierając inne organizacje pozarządowe, takie jak stowarzyszenia, fundacje czy kluby sportowe. Wyobraź sobie, że parasol chroni Cię przed deszczem i słońcem. Podobnie organizacje parasolowe zapewniają wsparcie i ochronę organizacjom, które tego potrzebują, pomagając im się rozwijać. Krótko mówiąc – organizacja parasolowa to nic innego jak pomocna dłoń dla innych NGO. To grupa osób, która stoi z boku i mówi: „Hej, jesteśmy tu, aby Cię wesprzeć. Czego potrzebujesz?”. Od Ciebie zależy, czy z tego skorzystasz.

Jeżeli prowadzisz organizację pozarządową, to doskonale wiesz, że warunki, w jakich przychodzi Ci działać na co dzień, można określić jednym słowem: zmienne. Codziennie musisz stawiać czoła nieprzewidywalnym wyzwaniom, zarządzać ograniczonymi zasobami, dostosowywać się do zmieniających się przepisów prawnych oraz reagować na nagłe potrzeby społeczności, którym służysz.

Każdy dzień przynosi nowe niespodzianki, które wymagają szybkiego i skutecznego działania. Bez wsparcia i odpowiednich narzędzi radzenie sobie z tymi dynamicznymi zmianami może być niezwykle trudne. To właśnie dlatego wsparcie organizacji parasolowej może okazać się bezcenne.

Wyzwania, przed którymi stają organizacje pozarządowe

Jako Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych wspieramy inne organizacje od 2008 roku i przez ten czas nauczyliśmy się, że wyzwania NGO w Polsce są bardzo podobne. Niezależnie od skali działalności, misji czy lokalizacji, większość organizacji pozarządowych boryka się z problemami, które można by zawrzeć w kilku kategoriach:

  • Problemy z księgowością i zgodnością prawną. Prowadzenie organizacji pozarządowej wiąże się z koniecznością spełniania licznych wymogów prawnych i finansowych. Bez odpowiedniego wsparcia, organizacje napotykają liczne wyzwania związane z brakiem wiedzy i doświadczenia w zarządzaniu finansami, co często prowadzi je do błędów, które mają poważne konsekwencje prawne. Organizacje muszą znać i stosować się do wielu regulacji prawnych, co jest skomplikowane i czasochłonne.
  • Trudności w pozyskiwaniu funduszy. Pozyskiwanie środków na działalność jest jednym z największych wyzwań dla organizacji pozarządowych. NGO-sy bardzo często mierzą się z tym, że brak doświadczenia i wiedzy na temat skutecznego pisania wniosków grantowych uniemożliwia skuteczne realizowania misji. Organizacje muszą też umieć nawiązywać i utrzymywać relacje z darczyńcami, co wymaga czasu, zasobów i strategii.
  • Brak zasobów i narzędzi. Organizacje pozarządowe często mają ograniczone zasoby i dostęp do narzędzi, które mogłyby ułatwić ich codzienną działalność. Bez wsparcia często mają ogromne trudności w zdobyciu niezbędnej wiedzy i praktycznych rozwiązań, które byłby pomocne w zarządzaniu organizacją. Liderzy NGO-sów nie wiedzą, jak skorzystać z możliwości uczestnictwa w szkoleniach i warsztatach, które mogłyby podnieść ich kompetencje.
  • Problemy z zarządzaniem zespołem. Efektywne zarządzanie zespołem jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Organizacje non-profit, których kadra się rozrasta, mają trudności w organizowaniu pracy zespołu, motywowaniu pracowników i wolontariuszy oraz rozwiązywaniu konfliktów. Bardzo częstym wyzwaniem jest też znajdowanie i zatrzymywanie w organizacji odpowiednich pracowników i wolontariuszy.
  • Izolacja i brak współpracy. Organizacje pozarządowe często operują w trudnych warunkach, z ograniczonymi zasobami, a błędy i nieoptymalne decyzje mogą kosztować je cenny czas i fundusze. Bez dostępu do sprawdzonych praktyk i wiedzy innych organizacji, NGO muszą często odkrywać koło na nowo, co prowadzi do marnotrawienia zasobów i spowolnienia realizacji ich misji.

Organizacje parasolowe są odpowiedzią na te wyzwania, ponieważ są to organizacje, które osiągnęły zaawansowany poziom rozwoju i mogą dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi.

To niezwykle cenne, ponieważ pozwala młodszym lub mniej doświadczonym NGO uniknąć błędów, które mogłyby kosztować je cenny czas i zasoby. Korzystając z wsparcia organizacji parasolowych, nowe NGO mogą skrócić swoją drogę do sukcesu, szybciej przyswajając sprawdzone strategie i praktyki. Tego rodzaju wsparcie zapewnia lepsze przygotowanie do zarządzania projektami, pozyskiwania funduszy, prowadzenia efektywnej komunikacji oraz budowania silnych zespołów.

Organizacje parasolowe są kluczowe również dla średniozaawansowanych NGO. Przede wszystkim oferują one dostęp do bogatego doświadczenia oraz sprawdzonych strategii, które mogą być niezbędne w dalszym rozwoju organizacji. Dzięki współpracy z takimi organizacjami, średniozaawansowane organizacje pozarządowe mogą skuteczniej zarządzać swoimi projektami, unikać typowych błędów oraz szybciej osiągać zamierzone cele.

Jak działają organizacje parasolowe?

Organizacje parasolowe oferują różnorodne usługi, które mogą obejmować m.in.:

  • doradztwo i szkolenia – pomagają organizacjom w zrozumieniu przepisów prawnych, prowadzeniu księgowości, zarządzaniu zespołem i zdobywaniu funduszy,
  • wsparcie finansowe – ułatwiają dostęp do grantów, dotacji i innych form finansowania, często pomagając w pisaniu wniosków o dofinansowanie,
  • wsparcie prawne – zapewniają porady prawne dotyczące działalności organizacji pozarządowej, pomagają w interpretacji aktualnych przepisów oraz wspierają organizacje w opracowywaniu polityk i procedur zgodnych z obowiązującym prawem,
  • networking – łączą różne organizacje, umożliwiając im współpracę i wymianę doświadczeń; organizują spotkania, konferencje i warsztaty,
  • praktyczne rozwiązania – udostępniają materiały edukacyjne, poradniki i narzędzia, które ułatwiają codzienną działalność NGO,
  • promocja i marketing – pomagają w budowaniu wizerunku organizacji poprzez doradztwo w zakresie komunikacji, prowadzenie kampanii marketingowych i zwiększanie świadomości społecznej na temat działalności NGO,
  • rzecznictwo – reprezentują interesy organizacji pozarząowych na różnych szczeblach administracji publicznej, pomagając w nawiązywaniu dialogu z władzami lokalnymi i krajowymi oraz w mediacji w przypadku konfliktów.

Rodzaj wsparcia oferowanego przez organizacje parasolowe zależy często od poziomu rozwoju danego NGO.

Jako Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych kładziemy szczególny nacisk na indywidualne podejście do każdej organizacji, z którą współpracujemy. Rozumiemy, że każda organizacja ma swoje unikalne wyzwania i potrzeby, dlatego nasze wsparcie jest starannie dopasowane do konkretnych kontekstów i celów, jakie dana organizacja chce osiągnąć.

Indywidualne podejście jest kluczowe, ponieważ umożliwia nam skuteczne wspieranie organizacji w osiąganiu ich misji i celów. Poprzez dokładne zrozumienie sytuacji oraz potrzeb naszych partnerów, możemy dostarczyć odpowiednie narzędzia, doradztwo i szkolenia, które pomagają wzmocnić ich zdolność do działania i wpływu na społeczność.

Współpraca oparta na indywidualnym podejściu pozwala również budować zaufanie i długotrwałe relacje z organizacjami, co jest kluczowe dla efektywnego wsparcia rozwoju sektora pozarządowego. Dzięki temu organizacje mogą skuteczniej realizować swoje cele społeczne i przyczyniać się do pozytywnych zmian w społeczeństwie.

Jak Twoja organizacja może skorzystać ze wsparcia organizacji parasolowej?

Aby lepiej zrozumieć jak działają organizacje parasolowe i jak wspierają w rozwoju inne NGO, przyjrzyjmy się konkretnym przykładom z życia Fundacji Biuro Inicjatyw Społecznych.

Początkująca organizacja pozarządowa

Początkujące organizacje pozarządowe, które zgłaszają się do nas po wsparcie, często stoją przed szeregiem wyzwań, takich jak budowanie struktury organizacyjnej, pozyskiwanie pierwszych funduszy oraz nawiązywanie kontaktów z lokalną społecznością.

Na przykład jeżeli dana organizacja potrzebuje pomocy w pisaniu pierwszego wniosku grantowego, jako organizacja parasolowa dostarczamy jej nie tylko niezbędne materiały edukacyjne czy okazję do szkoleń, ale także praktyczne wskazówki i analizę poprawności dokumentacji.

Jako organizacja parasolowa często początkującym NGO-som oferujemy również mentoring i coaching, w ramach których doświadczeni pracownicy naszej fundacji wspierają młodsze organizacje w codziennym zarządzaniu i podejmowaniu decyzji strategicznych. To wszystko przyczynia się do szybszego rozwoju i zwiększenia efektywności nowo powstałych NGO.

Korzystanie z takiego wsparcia ma również wymiar długofalowy. Pozwala na budowanie solidnych fundamentów organizacyjnych i uczenie się na błędach innych, co może zaoszczędzić czas i zasoby na dalszym etapie rozwoju.

Magdalena Ścibor, prezeska stowarzyszenia Klub Dylematy Mamy i Taty:

„Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych jest z nami od samego początku, kiedy z małej inicjatywy lokalnej staliśmy się stowarzyszeniem. To taki nasz osobisty parasol ochronny, którego możemy się chwycić zawsze, kiedy mamy problem lub kiedy jakiegoś problemu chcemy uniknąć. Wspólnie zrealizowaliśmy kilka bardzo ważnych projektów społecznych. Jeden projekt rozwojowy, który pozwolił nam naprawdę rozłożyć skrzydła. Poprzez liczne konsultacje księgowe, prawnicze i fundraisingowe mogliśmy poczuć się bezpiecznie i jeszcze lepiej służyć społeczności lokalnej”.

Średniozaawansowana organizacja pozarządowa

Efektywne zarządzanie zespołem jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji pozarządowej, niezależnie od jej poziomu rozwoju. Kiedy organizacja zaczyna rosnąć i jej działania stają się bardziej złożone, zarządzanie zespołem staje się wyzwaniem, które należy skutecznie rozwiązać.

Zwiększająca się liczba pracowników i wolontariuszy w organizacji pozarządowej to bardzo częste wyzwanie większych NGO-sów, które zgłaszają się do nas po wsparcie. Taka sytuacja wymaga nie tylko skutecznego zarządzania zespołem, ale także odpowiedniego planowania oraz implementacji klarownych procedur i systemów. Bez tego, organizacja może łatwo stracić kontrolę nad procesami oraz doświadczyć chaosu organizacyjnego, co znacząco obniża efektywność jej działań.

Jako fundacja parasolowa wspieramy takie organizacje przede wszystkim pomagając im opracować klarowne strategie zarządzania zasobami ludzkimi i operacyjnymi. Nasze doradztwo obejmuje analizę potrzeb organizacji, identyfikację obszarów wymagających usprawnienia oraz opracowanie planów działania, które wspierają długofalowy rozwój organizacji. Nie kończy się to na jednorazowej pomocy. Zapewniamy organizacjom wsparcie ciągłe w monitorowaniu i doskonaleniu swoich procesów zarządzania. Regularnie oceniamy efektywność wdrożonych rozwiązań i dostosowujemy nasze wsparcie do zmieniających się potrzeb oraz wyzwań, z którymi organizacje mogą się spotkać.

Nasze działania nie tylko wspierają poszczególne organizacje, ale również przyczyniają się do wzrostu ogólnej efektywności i profesjonalizmu sektora pozarządowego – co jest bardzo ważną częścią prowadzonych przez nas działań misyjnych.

Sylwia Antonowicz, członkini zarządu Fundacji EMIC:

„Nasza organizacja z dnia na dzień rozrosła się. Zarząd z trzyosobowego zmienił się w siedmioosobowy i stwierdziliśmy, że temat HR-u to jest temat, który musimy wprowadzić w naszej organizacji. Od dawna zastanawialiśmy się nad tym jak współpracować z naszym zespołem, który z małego stał się coraz większy i nadal rośnie. Stwierdziliśmy, że potrzebujemy wsparcia w tym obszarze. Dzięki temu, że wcześniej już współpracowaliśmy z BIS-em, stwierdziliśmy, że dołączenie do programu HR w NGO będzie dla nas dobrym pomysłem. Jedną ze zmian, którą wprowadziliśmy w ramach indywidualnych konsultacji, było wprowadzenie struktury osobowej organizacji”.

Dlaczego organizacje parasolowe są ważne?

Organizacje parasolowe pełnią nieocenioną rolę w ekosystemie organizacji pozarządowych, oferując wsparcie na wielu różnych płaszczyznach. Bez względu na etap rozwoju, w jakim znajduje się NGO, organizacje parasolowe są kluczowym źródłem wsparcia, które pomaga nie tylko przetrwać, ale także rosnąć i efektywnie realizować swoje cele społeczne.

Organizacje parasolowe zapewniają innym NGO-som:

Wsparcie na każdym etapie. Niezależnie od tego, czy organizacja dopiero powstaje, czy już działa od lat, organizacje parasolowe oferują pomoc dostosowaną do jej potrzeb. Zajmują się nie tylko wsparciem finansowym, ale również udostępniają wiedzę, doświadczenie oraz narzędzia niezbędne do skutecznego zarządzania i rozwoju.

  • Zwiększanie efektywności działań misyjnych. Dzięki wsparciu organizacji parasolowych, organizacje pozarządowe mogą działać skuteczniej, unikając powszechnych błędów i lepiej zarządzając swoimi zasobami. Profesjonalne doradztwo pozwala na optymalizację działań, co przekłada się na lepsze wyniki i większy wpływ na społeczność.
  • Rozwój umiejętności liderskich. Organizacje parasolowe pomagają swoim podopiecznym rozwijać umiejętności i wiedzę niezbędną do skutecznego realizowania ich misji i celów. Poprzez szkolenia, mentoring oraz udostępnianie najlepszych praktyk, wspierają one profesjonalny rozwój kadry zarządzającej oraz pracowników, co jest fundamentem prężnego rozwoju organizacji.
  • Stabilność i zrównoważony rozwój. Wsparcie finansowe i organizacyjne, które oferują organizacje parasolowe, jest kluczowe dla budowy stabilności i zrównoważonego rozwoju NGO-sów. Dzięki pewności finansowej oraz odpowiednim strukturom zarządzania, organizacje mogą planować długoterminowe strategie i skuteczniej reagować na zmieniające się warunki zewnętrzne.
  • Networking. Organizacje parasolowe często oferują możliwości networkingowe, co umożliwia nawiązywanie strategicznych partnerstw oraz wymianę doświadczeń z innymi podmiotami działającymi na rzecz wspólnych celów społecznych. Dzięki temu organizacje mogą budować silniejsze relacje w sektorze NGO, stawiając na długofalowy rozwój i zwiększając zdolność do generowania pozytywnych zmian w społeczeństwie.

Wspieranie organizacji parasolowych nie tylko przyczynia się do wzrostu poszczególnych NGO-sów, ale jest także inwestycją w rozwój całego sektora pozarządowego. Wspólnymi siłami możemy budować bardziej efektywne, zrównoważone i silne organizacje, które mają potencjał generowania pozytywnych zmian społecznych na szeroką skalę.

Jak możesz wspierać organizacje parasolowe?

Możesz wspierać organizacje parasolowe na wiele sposobów, dostosowanych do indywidualnych możliwości i zasobów – Twoich lub Twojej organizacji pozarządowej.

Oto kilka pomysłów na to, jak można wspierać organizacje takie, jak nasza:

  • wsparcie finansowe – regularne lub jednorazowe wpłaty pieniężne są nieocenionym wsparciem dla organizacji parasolowych; dzięki nim mogą zapewnić stabilność finansową i kontynuować swoje działania na rzecz społeczności,
  • wolontariat – ofiarowanie swojego czasu i umiejętności jako wolontariusz jest cennym wkładem; możesz pomagać w organizacji wydarzeń, wsparciu administracyjnym czy też w bezpośredniej pracy z beneficjentami,
  • doradztwo i wsparcie merytoryczne – osoby posiadające specjalistyczną wiedzę lub umiejętności mogą oferować swoje doradztwo w zakresie zarządzania, prawa, marketingu czy finansów, pomagając organizacjom parasolowym w efektywniejszym funkcjonowaniu,
  • działania pro bono – firmy i profesjonaliści mogą oferować usługi pro bono, takie jak projektowanie graficzne, audyt finansowy czy prawny, co znacząco obniża koszty działalności organizacji,
  • 1,5 procent podatku – przekazywanie 1,5% podatku dochodowego na organizacje parasolowe jest bardzo bezpośrednim wsparciem, które nie generuje dodatkowych kosztów dla podatnika, a jednocześnie ma potencjał znacznego wpływu na działania organizacji; dzięki takiej formie wsparcia organizacje parasolowe mogą kontynuować swoje misje społeczne, rozwijać się oraz wdrażać nowe inicjatywy na rzecz dobra społecznego – to prosty gest, który może mieć długotrwałe pozytywne skutki dla naszej wspólnej przyszłości.

Wspieranie organizacji parasolowych nie tylko pomaga w realizacji ich misji społecznej, ale także przyczynia się do budowy lepszej
i bardziej zrównoważonej przyszłości społeczności lokalnych i globalnych. Każdy wkład, niezależnie od jego formy, ma potencjał przyczynienia się do pozytywnych zmian w otaczającym nas świecie.

Jako Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych pomagamy innym organizacjom – a za ich pośrednictwem setkom, tysiącom osób, które korzystają z ich wsparcia. Jeśli chcesz do tego dołączyć, serdecznie Cię zapraszamy.

Jesteś ciekawy, ciekawa naszych inicjatyw?

Zajrzyj na stronę internetową Fundacji Biuro Inicjatyw Społecznych: www.bis-krakow.pl.
Jeśli chcesz wesprzeć naszą organizację parasolową, wejdź na stronę www.bis-krakow.pl/wspieram.

Życzymy Ci sukcesów w rozwijaniu Twojej NGO i realizowaniu jej misji na rzecz społeczności lokalnej lub szerzej. Doskonale rozumiemy, że droga działalności pozarządowych pełna jest wyzwań, ale również obfituje w możliwości tworzenia pozytywnych zmian.

Jeżeli w trakcie swojej pracy będziesz potrzebować wsparcia, doradztwa czy po prostu parasola, który pomoże Ci ochronić się przed deszczem trudności – odezwij się do nas. Jesteśmy, aby wesprzeć Cię na każdym kroku Twojej misji społecznej i wspólnie dążyć do budowania lepszej rzeczywistości, która nas wszystkich otacza.

Opracowanie: Justyna Sekuła
Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych

Artykuł powstał w ramach kampanii promocyjnej projektu IRON BIS. Program finansowany jest przez Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego ze środków Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030